Workhacks in der Pflege: mit einem Blick zurück gestalten wir die Zukunft der Zusammenarbeit

26.07.2022

Hacken in der Pflege – was soll das sein? Wir zeigen an einem Beispiel, wie der Pflegedienst Mehlis aus dem Vogtlandkreis das in der Praxis umgesetzt hat.

Hacken in der Pflege – was soll das sein? Die Bezeichnung kommt aus dem technischen Bereich und umschreibt vor allem ein bestimmtes Vorgehen im Umgang mit Veränderungen. Mit Hacken ist das Tüfteln an einer Lösung gemeint. Mit Freude soll gezielt etwas Neues entwickelt werden. Mit Workhacks können durch kleine Eingriffe Veränderungen in der Arbeitsorganisation und der Zusammenarbeit erreicht werden. Denn nur wenn Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit gut laufen, können Teams die vielfältigen Herausforderungen erfolgreich meistern.

Der Vorteil von Workhacks ist, dass kein langfristiger Prozess nötig ist. Weg von endlosen Debatten über Probleme, hin zu gezielten Lösungen – das ist die Devise. Die Lösungen werden von den Teams selbst erarbeitet, denn sie kennen sich und ihre Schwierigkeiten am besten. Nach etwa vier bis sechs Wochen wird überprüft, ob die entwickelten Ideen funktioniert haben. Ist das nicht der Fall, werden diese wieder abgeschafft oder nachgebessert. Nach und nach kann so eine passende Lösung für die individuelle Situation gefunden werden.

Beim Pflegedienst Mehlis aus dem Vogtlandkreis sah das konkret so aus:

Fast alle der 25 Mitarbeitenden eines Unternehmensbereichs kamen im April 2022 zu einem zweistündigen Workshop zusammen. Vorgespräche mit den Führungskräften hatten den Bereich der Kommunikation und auch den Umgang der Mitarbeitenden untereinander als mögliche Handlungsfelder für einen Workhack aufgezeigt. Im Workshop selbst wurden Mitarbeitende und auch die Pflegedienstleitung als mittlere Führungskraft direkt eingebunden. Der Geschäftsführer ist nicht dabei. Verantwortung aber auch Vertrauen liegen beim Team.

Umsetzung des Workhacks „Rückschau“

Um die bekannten Herausforderungen zu beleuchten und Lösungsansätze zu entwickeln, kam der Workhack „Rückschau“ zum Einsatz. Das Team von PFLEX SACHSEN moderierte das 3-schrittige Vorgehen. Dabei ist es besonders wichtig auf eine klare Trennung der Kategorien zu achten. Nur dann kann in kurzer Zeit eine konstruktive Debatte auch zu guten Lösungen führen. Im ersten Schritt liegt der Fokus auf den positiven Aspekten der Zusammenarbeit und des gemeinsamen Umgangs. Die Mitarbeitenden tauschten sich darüber aus, was in ihrer Zusammenarbeit gut läuft und sie daher unbedingt beibehalten wollen. In der sogenannten Kategorie keep wurden auf Moderationskarten alle Aspekte festgehalten, die bleiben sollen. Auf diese Weise gelingt ein positiver und wertschätzender Einstieg in die Diskussion, denn für den positiven Blick bleibt im Arbeitsalltag oft zu wenig Zeit. Erst im zweiten Schritt, der Kategorie drop, liegt der Fokus auf den Dingen, die nicht gut laufen und die man am liebsten sofort abschaffen möchte. Auch diese werden auf Moderationskarten gesammelt. Dann folgt der dritte Schritt mit der Kategorie try. Um nicht in der Problemdiskussion zu verhaften, werden hier die möglichen Lösungsansätze besprochen und dokumentiert. Die Lösungsideen werden konkretisiert und können sofort ausprobiert werden.

Ergebnis und nächste Schritte

Das Team vom Pflegedienst Mehlis hat direkt am nächsten Tag begonnen. Um die Zusammenarbeit und Aufgabenteilung zu verbessern, wurde ein kurzes Teammeeting eingeführt. Die Mitarbeitenden haben sich darauf geeinigt, was sie vor Dienstbeginn an konkreten Informationen austauschen wollen. Dazu wurde ein genaues Zeitfenster, wichtige Inhalte und auch verantwortliche Personen benannt. Alle nicht anwesenden Mitarbeiter*innen wurden über die Vereinbarung informiert.

Nach gut vier Wochen erfolgte dann ein Reflexionstreffen mit PFLEX SACHSEN. Hier wurde gemeinsam geprüft, was funktioniert hat und was nicht. Die Mitarbeitenden resümierten, dass die Absprachen nun viel bewusster stattfinden und die Einteilung den wechselnden Situationen schnell angepasst werden kann. Damit gelingt ihnen die gegenseitige Unterstützung noch besser. Durch die kurzen, aber engmaschigen Absprachen hat sich die Kommunikation untereinander verbessert. Darüber hinaus hat auch die Nutzung des Workhacks einen positiven Effekt gehabt. Sich einmal die Zeit zu nehmen, um über die Zusammenarbeit zu sprechen und den Blick auch die positiven Aspekte zu lenken, hat außerdem zur gegenseitigen Wertschätzung beigetragen.

Sie interessieren sich für weitere Workhacks oder wollen selbst mit dem Hacken beginnen? Weitere Informationen finden Sie unter: www.pflex-sachsen.de/pflex/handeln/pflexworkhacks

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